Cos’è il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico è la soluzione adottata dalle aziende per rimborsare il lavoratore dipendente in modo semplice delle spese anticipate relative ai costi di trasferte di lavoro, mezzi pubblici e spostamenti effettuati con mezzi propri.

Contrariamente ad un rimborso analitico (a piè di lista) o a un rimborso forfettario, infatti, questo tipo di calcolo, per il risarcimento del costo chilometrico sostenuto, implica numerose condizioni e regole che vanno analizzate e seguite scrupolosamente. Esso avrà, infatti, come esito quello di andare a costituire una delle voci presenti in busta paga.

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Rimborsi chilometrici dipendenti

Nel caso in cui l’impresa non disponga di vetture aziendali e il dipendente sia costretto ad effettuare gli spostamenti, a scopo lavorativo, tramite mezzi pubblici o vetture personali, egli ha diritto ad un rimborso che lo risarcisca delle spese sostenute.

Bisogna anzitutto precisare che il lavoratore non è obbligato ad utilizzare la propria vettura per scopi aziendali, egli infatti potrebbe non predisporre di un veicolo proprio oppure non essere favorevole al suo impiego in ambito lavorativo.

Nel caso però in cui decida di farlo, ha diritto al rimborso chilometrico da parte dell’azienda. Esso viene generalmente calcolato in base a tabelle ACI costantemente aggiornate.

É necessario inoltre evidenziare che sia per gli spostamenti all’interno del territorio comunale nel quale è collocata l’azienda, sia all’esterno di esso, l’azienda non deve fornire nessuna autorizzazione specifica. Il dipendente, invece, è tenuto a conservare l’intera documentazione relativa agli spostamenti per ottenere il rimborso spese chilometrico, in assenza di essa, infatti, non sarà possibile richiederlo.

Calcolo rimborso chilometrico dipendenti

Come si calcola il rimborso chilometrico? Nel caso in cui l’azienda disponga di veicoli ad uso dei dipendenti, la somma rimborsata sarà relativa esclusivamente alle spese con i mezzi pubblici, in questo caso sarà sufficiente per il dipendente fornire la rispettiva documentazione come scontrini e ricevute di pagamento dei biglietti.

Diverso è, invece, il processo per calcolare un rimborso relativo ad uno spostamento lavorativo, effettuato dal dipendente con la sua auto personale.

In questo caso vanno distinte due tipologie di spese chilometriche:

• Proporzionali: aumentano con l’aumento del tempo di utilizzo del mezzo di trasporto, ad esempio benzina e gasolio.

• Non proporzionali: tutti i costi sostenuti periodicamente con tariffe specifiche, come i pedaggi autostradali.

Nonostante la totalità della documentazione fornita, potrebbe essere complicato per il datore di lavoro capire l’importo esatto della tariffa chilometrica anticipata dal dipendente. Proprio per semplificare il calcolo del rimborso chilometrico si ricorre alla consultazione delle tabelle ACI. Esse vengono aggiornate due volte all’anno e sono consultabili sul sito ACI o nella Gazzetta Ufficiale.

Vediamo quindi come calcolare il rimborso chilometrico: dopo aver recuperato le informazioni relative al mezzo di trasporto utilizzato dal tuo dipendente per la trasferta, come: 

• Proprietà del mezzo
• Km percorsi
• Normativa
• Tassazione rimborsi chilometrici
• Tipologia di veicolo
• Modello e serie
• Deducibilità rimborso chilometrico
• Comune nel quale è avvenuta la trasferta

All’interno della tabella ACI troverai la cifra in km corrispondente al veicolo utilizzato, essa dovrà poi essere moltiplicata per il numero di chilometri effettuati dichiarati dal dipendente nello specifico modulo di richieste di indennità chilometriche.

Esempio calcolo rimborso spese chilometrico

Se per esempio un tuo dipendente nel corso di una trasferta lavorativa, tra andata e ritorno, ha percorso 50 km con un’ Alfa Romeo 4C 1750 Spider alimentata a benzina si andrà a vedere la voce corrispondente all’interno della tabella ACI. Qui vediamo che tra le voci di tariffe rimborsi chilometrici quella corrispettiva al veicolo indicato è pari a 0,9548.

0,9548  x  50  =   € 47,74

Rimborso chilometrico: tassazione

Il rimborso chilometrico non ha la funzione di fornire un reddito extra al dipendente, ma solamente di restituirgli quanto da lui anticipato per spostamenti lavorativi e trasferte aziendali. Trattandosi appunto di un puro risarcimento, esso è esente da tassazione e contributi previdenziali.

Il discorso però è differente se le auto fornite ai dipendenti sono soggette ad uso promiscuo, ovvero quando il dipendente è autorizzato all’impiego del veicolo anche per scopi personali, qui l’uso privato della vettura rappresenta una retribuzione indiretta per il lavoratore e in busta paga verrà indicata una somma che corrisponde alla quantificazione del fringe benefit riconosciuto al dipendente che è soggetta a tassazione.

Deducibilità e tassazione rimborsi chilometrici

Per capire se si può essere soggetti a tassazioni o deducibilità rimborsi chilometrici è soggetto a tassazione o deducibilità è necessario tenere in considerazione il luogo nel quale la trasferta è stata effettuata.

Nel caso in cui la trasferta sia avvenuta all’interno del comune, il rimborso spese chilometriche andrà a costituire parte del reddito del lavoratore, proprio per questo non saranno deducibili, ma allo stesso tempo dovranno essere tassati. 

Se, invece, la trasferta lavorativa è avvenuta al di fuori del comune nel quale è situata l’azienda, l’importo è deducibile ed esente da tassazione.

Infine, nel caso in cui la distanza tra la meta della trasferta e l’abitazione del dipendente è maggiore rispetto a quella tra meta e sede di lavoro, il rimborso chilometrico concorre a formare il reddito del dipendente e sarà quindi tassato.

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Indennità chilometrica ai dipendenti: come richiederla?

Dopo aver effettuato la trasferta o lo spostamento richiesto dal datore di lavoro, il dipendente può richiedere il rimborso spese. Nella maggior parte dei casi l’azienda predispone dei moduli precompilati nei quali il lavoratore dovrà inserite:

• Data della trasferta
• Località di partenza
• Località di arrivo
• Km percorsi
• Tipologia di auto
• Cilindrata e cavalli
• Spese di pedaggi autostradali

Generalmente il rimborso km viene fornito al dipendente in busta paga con le normali scadenze della stessa. Sul cedolino sarà possibile consultare l’ammontare della cifra rimborsata.

Attraverso l’utilizzo di un sistema gestionale, le aziende saranno in grado di monitorare e analizzare il credito destinato al rimborso chilometrico dei dipendenti.