Gestione clienti Excel

Se ti stai chiedendo se la gestione clienti con Excel possa funzionare, ti diciamo subito che sì, potrebbe. Ma se parliamo di funzionalità, la guerra tra il vecchio foglio di calcolo elettronico di Excel messo a confronto con un buon sistema CRM, è impari.

Detto questo, è giusto però anche ricordare che, fin dal suo lancio nel 1985, il software appartenente alla suite di produttività di Microsoft, ha letteralmente cambiato e agevolato il sistema di gestione e analisi dati per moltissime attività.

Con la sua introduzione in azienda, l’organizzazione delle informazioni ha assunto un criterio decisamente più metodico e l’operazione di studio e comparazione dei dati si è nettamente semplificata, divenendo da subito molto più intuibile ed immediata. Per anni questo programma ha rappresentato la precisione e l’efficienza nell’organizzazione dei dati aziendali, ma oggi, la sempre crescente attenzione rivolta dai brand nei confronti degli utenti, ha reso necessario che una parte sostanziale delle analisi svolte venga rivolta nei confronti degli utenti e qui le prestazioni di Excel cominciano a venire meno. Quando si parla di una gestione clienti efficace, infatti, le performance dei fogli elettronici calano. 

Invece, la profilazione dei clienti e la suddivisione contestualizzata dei loro dati in nostro possesso sono operazioni che possiamo svolgere con estrema precisione, se ci avvaliamo di un buon software di Customer Relationship Management.

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Come funziona Excel?

Microsoft Excel è un programma appartenente alla suite di software di produttività Microsoft Office insieme a Word, Powerpoint, Onenote, Outlook, Publisher e Access.

Excel è un software attraverso il quale è possibile effettuare calcoli, creare tabelle e grafici e registrare, analizzare e comparare anche una grande quantità di dati.

Il programma si presenta come un foglio di calcolo suddiviso in righe e colonne che incrociandosi formano delle celle. Cosa possiamo fare con Excel?

• Tabella: la sua funzione più semplice è quella di utilizzarlo come se fosse una tabella in cui inserire nomi, numeri di telefono, età e qualsiasi dato si intenda registrare.

• Operazioni: questo programma è molto utile per effettuare calcoli anche molto complessi, è dotato di ogni funzione per eseguire tutte le operazioni necessarie.

• Grafici: attraverso l’analisi dei dati inseriti nelle celle, puoi creare dei grafici con i quali è possibile, per esempio, visualizzare l’andamento delle tue vendite in un certo arco temporale. In questo modo sarà più semplice anche effettuare un’efficace gestione vendite della tua azienda.

Il software è a pagamento, ma nel caso si voglia sfruttare la sua utilità senza eseguire alcun tipo di investimento, è possibile sfruttare la prova gratuita offerta dalla versione online. Attraverso il browser sarà possibile adoperare il foglio di calcolo, con tutte le sue funzioni, anche senza l’installazione su computer.

Gestionale clienti Excel vs CRM

Una lista clienti Excel è sicuramente fattibile, ma la necessità di inserire manualmente grandi quantità di dati, il tempo richiesto per eseguire il lavoro con accuratezza e l’incapacità del programma di eseguire in autonomia una profilazione accurata degli utenti, sono tutti svantaggi che lo rendono inadatto alla gestione della clientela. 

Vediamo però con più precisione, quali sono le caratteristiche di questo software il cui impiego per la gestione clienti risulta inadeguato, e a volte addirittura controproducente.

1. Univocità e centralizzazione

Le celle di Excel sono potenzialmente infinite, create apposta per immagazzinare grandi quantità di dati e accessibili a tutti. Potrebbero essere dei vantaggi, ma quanto i dati registrati raggiungono una mole considerevole e quel file, che originariamente era unico, comincia a suddividersi in più versioni ripetutamente aggiornate da ogni membro del team, il caos è dietro l’angolo. Gestire la clientela attraverso un CRM è invece una soluzione centralizzata e unica, ciò comporta che tutte le informazioni possono essere costantemente aggiunte e aggiornate senza possibilità di creare disordini e fraintendimenti. Inoltre, rispetto ad un normale foglio di calcolo, ciò che cambia è anche la qualità delle informazioni. Oltre ai semplici indirizzi e numeri di telefono, è possibile eseguire una profilazione della clientela molto più dettagliata.

2. La profilazione

Come detto sopra, una lista clienti eseguita con Excel non ci permette di effettuare con accuratezza anche la profilazione oltre alla semplice anagrafica clienti. Il CRM invece è pensato appositamente per eseguire questo compito.

3. Sicurezza

Un altro degli svantaggi che salta subito all’occhio nel momento in cui creiamo un database clienti Excel è che tutti i dati immagazzinati non sono protetti e sono quindi facilmente corruttibili. Ogni dato può essere liberamente esportato, anche da membri esterni all’azienda, con il rischio che essi li passino direttamente nelle mani della concorrenza. Il CRM ci permette di limitare la possibilità di esportazione ad alcuni dipendenti o negarla del tutto, di modo che il team possa solo aggiungere informazioni e non abbia la possibilità di condividerle.

4. L’errore umano

L’errore umano è un altro dei lati negativi che rendono un foglio di lavoro Excel meno efficiente di un software CRM. Un file può essere cancellato per sbaglio o può danneggiarsi. Un CRM, invece, ci permette di custodire i dati con backup automatici limitando la possibilità di errore da coloro che lo utilizzano.

5. Modulazione

Il CRM permette di filtrare i dati a seconda di chi esegue un accesso. Ad esempio un commerciale vedrà solo le aziende sue clienti e un membro del team IT non vedrà le fatture destinate al reparto amministrativo.

6. Accessibilità

Sembra una banalità, ma il fatto che il software CRM sia disponibile a chiunque, in qualsiasi luogo egli si trovi e da qualsiasi dispositivo, è ciò che lo rende davvero efficiente. Il tempo che si perde per il recupero delle informazioni da parte di coloro che non sono presenti in azienda, fa perdere ulteriori punti ai fogli di lavoro elettronici. 

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Perchè scegliere il CRM?

Dopo aver confrontato le funzionalità dei due sistemi potrebbe sembrare superfluo trarre delle conclusioni, in ogni caso possiamo affermare che, anche se Excel ti permette di registrare tutti i dati in tuo possesso con precisione, non sarà mai in grado di fornire un resoconto sullo stato delle relazioni che il tuo brand ha instaurato con i clienti, o potenziali tali.

Una profilazione di successo è quella che, oltre a registrare i dati in maniera accurata e puntuale, elabora e tiene traccia di ogni contatto avuto con il cliente, permettendoti di seguirlo durante in ogni fase del suo processo di acquisto e anche dopo. 

Fidelizzare i propri utenti è un punto cruciale in ogni strategia di marketing, con la profilazione fornita da un CRM riuscirci sarà possibile ed efficace.