Software gestionale cloud: cos’è?

Il costante aggiornamento del mercato, dei collaboratori e degli stakeholders sta portando le aziende ad aggiornare i propri modelli gestionali. Il software gestionale in Cloud integra le diverse aree aziendali rispondendo alla costante evoluzione delle esigenze organizzative, gestionali e di budget delle aziende.

Con il termine “cloud” si intende uno spazio virtuale di archiviazione dei dati aziendali in cui viene installato il software stesso. Ciò permette di accedere ai dati gestionali da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet, pc), in ogni momento e ovunque ci si trovi, senza essere legati ad uno specifico device in un unico luogo.

Tutto questo è possibile perché il software viene esternalizzato: la gestione dell’hardware e del software stesso viene affidata a un server provider esterno, che si fa carico di tutti i costi e degli aggiornamenti. L’azienda dovrà solo pagare un canone per i servizi di cui intende usufruire.

La tecnologia è sempre più necessaria per un business efficiente e i software gestionali cloud sono la scelta migliore per mantenere la propria azienda costantemente aggiornata alle esigenze di mercato.

Hai bisogno di esperti IT per gestire al meglio i dati dei tuoi utenti?

Richiedici una consulenza gratuita.

L’evoluzione dei software gestionali

Prima degli anni novanta il gestionale aziendale era visto come un’applicazione rigida, difficile da utilizzare e accessibile solo attraverso un software in loco. È proprio dagli anni novanta che si è iniziato ad apprezzare i primi programmi cloud integrati in grado di gestire l’intero processo aziendale. In quel periodo i software vengono potenziati e migliorati attraverso moduli orizzontali e verticali e aumenta l’idea dei software gestionali in cloud come una piattaforma più semplice e accessibile che velocizza il processo aziendale.

Negli ultimi anni gli studi sui comportamenti e sulle abitudini dei clienti ha reso sempre più indispensabile la raccolta dei dati attraverso un gestionale cloud, che oltre alle funzioni di redazione preventivi, ordini, fatture e documenti di varia natura ha assunto anche il compito di affiancare le aziende nella fidelizzazione clienti, nell’analisi dei costi, di planning e di attività di reporting.

I vantaggi di un gestionale in cloud

Il cloud gestionale offre diversi vantaggi alle aziende: 

• Minori costi iniziali: un software in cloud permette di non adottare più computer di fascia alta. Siccome il software è raggiungibile dal web, sarà solo necessario disporre di una buona connessione internet per utilizzarlo. Inoltre, vengono eliminati gli investimenti iniziali di installazione, manutenzione, aggiornamento e dismissione del software perché tutte queste operazioni sono gestite dal fornitore del servizio cloud.

• Protezione dei dati: la sicurezza dei dati sul Cloud è generalmente più alta rispetto ai dati immagazzinati in loco su server aziendali. La maggior parte dei provider di soluzioni Cloud è molto vigile e monitora attentamente e continuamente questi aspetti, implementando un sistema di sicurezza su più livelli.

• Accessibilità ai dati gestionali sempre e ovunque: un vantaggio indiscusso è la possibilità di controllare, monitorare e lavorare sui dati da qualunque luogo e in qualsiasi momento. È sufficiente una connessione ad internet. Oggi la mobilità è una componente essenziale per molte aziende, lo smart working è in continua crescita e disporre di un sistema che permette di monitorare i propri dati mentre si è in viaggio o comodamente da casa può fare davvero la differenza.

Gestionale aziendale in Cloud: le funzionalità

Le funzionalità di un gestore sono rappresentate da tutte le caratteristiche che soddisfano le esigenze di ogni realtà aziendale. È possibile individuare delle macro aree che un buon gestionale cloud dovrebbe garantire:

Contabilità e amministrazione

• La gestione della contabilità nel Cloud consente il controllo di tutte le operazioni relative alla fatturazione elettronica, un notevole vantaggio che permette di garantire la massima sicurezza e riservatezza e il rispetto della normativa vigente in tutte le fasi previste.

• Possibilità di creare un piano dei conti personalizzato o utilizzare il piano dei conti standard. Grazie alle causali contabili è possibile generare qualsiasi automatismo di prima nota.

• Altre funzioni più avanzate riguardano la gestione dei cespiti, ratei e risconti, dei piani di ammortamento e la riqualificazione del bilancio.

Ciclo Attivo (gestione Clienti)

Un gestionale in Cloud nel ciclo attivo permette la gestione dell’intero processo di vendita:

• Primo contatto con il cliente attraverso listini aziendali o listini personalizzato per ogni cliente

• Preventivi per Lead e Cliente

• Conferma d’ordine

• Conferma merce (Bolla, DDT, Fattura elettronica)

• Scadenziari

• Gestione Agenti e Provvigioni

• Statistiche di vendita

Ciclo Passivo (gestione Fornitori)

Gestione completa del rapporto azienda-fornitori: offerte, registrazione entrata merce e ricezione fatture passive:

• Listini Aziendali, Listino personalizzato per Fornitore

• Registrazione Spese e Costi

• Registrazione Scontrini

• Protocollo dei documenti

Magazzino

• Permette la gestione degli articoli e/o dei materiali in scorta e le relative operazioni di carico e scarico.

• Verifica gli stock di merce a disposizione e fornisce informazioni sulla loro posizione nel deposito, stima l’esaurimento delle scorte proponendo in automatico il loro riordino.

• Condivide la disponibilità tra software gestionale ed e-commerce che consente di avere stock sempre aggiornati.

• Movimenti automatici dei documenti DDT e fatture.

• Movimentazione dei materiali tramite Barcode e QR-code.

Produzione

• Permette di visualizzare in tempo reale l’andamento della produzione

• Monitorare i diversi reparti 

• Verificare l’efficienza delle macchine

• Visualizzare gli andamenti

Hai bisogno di esperti IT per gestire al meglio i dati dei tuoi utenti?

Richiedici una consulenza gratuita.

Come scegliere un software gestionale?

L’obiettivo finale di un gestionale ERP è quello di raggiungere i massimi livelli di efficienza e competitività e quindi di migliorare l’azienda. 

Cosa bisogna considerare quando si sceglie il gestionale ERP?

• Flessibilità: non esiste un software gestionale ERP universale e adatto a tutti, ma esiste quello adatto per la propria azienda, capace di adattarsi ai flussi interni e alle evoluzioni future. Essere flessibile significa che deve poter essere configurato e personalizzato in modo smart ed efficiente su quelle che sono le specifiche richieste, tenendo conto che possono variare di giorno in giorno in modo dinamico e continuo.

• Apertura e integrazione con applicativi esterni: un buon software gestionale deve garantire la possibilità di integrarsi e di interfacciarsi con altri applicativi esterni. Ad esempio una funzione piuttosto basilare consiste nell’estrapolare e condividere i dati con gli applicativi Microsoft. Inoltre, un buon gestionale deve essere in grado di interfacciarsi con altri applicativi aziendali come un sistema di CRM.

• Facilità di utilizzo del gestionale: un’altra caratteristica fondamentale di un software gestionale è sicuramente la facilità di utilizzo, perché rendere il sistema facilmente accessibile anche a chi ha poca dimestichezza con la tecnologia permetterà di “sfruttare” il gestionale in tutte le sue potenzialità. Un software di facile utilizzo permette, inoltre, di non rallentare i processi aziendali nel momento in cui si ha un cambio di personale e, quindi, di evitare un ulteriore costo di gestione per la formazione delle nuove persone addette alle varie funzionalità.

Noi di ALEBRO TECHNOLOGIES sappiamo perfettamente quanto la digitalizzazione sia uno degli aspetti più importanti per apportare innovazione ed efficienza all’interno di un’azienda e come il cloud sia un termine sempre più diffuso tra le attività che utilizzano sistemi informatici per un’ottimale gestione aziendale.

Il nostro servizio di integrazione di sistemi, grazie alle API, è in grado di interfacciare anche i sistemi in cloud. Il suo utilizzo permetterà alla tua azienda di risparmiare spese di installazione e mantenimento dei server, oltre che raggiungere sistemi mobile esterni alla tua rete aziendale.